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“四要素”搞定大型会议会务与大型会议会务分工明细
2019-11-05 09:47

  大型会议会务工作不仅仅是任务量巨大,工作细节繁琐等等,其分工也需要极其的严格明确,那么想要做好一场会议会务工作,我们需要从哪些方面下手呢?下面小编为大家总结了四个要素,并附上了人员分工明细表,包你顺利完美的完成工作,快来看看吧。

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一、“四要素”搞定大型会议会务



  我们可以从这四个方面进行工作:会议方案)会议场地)会议流程和会议总结。


  (一)会议方案的制定


  1、会议方案需要明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系,使各场次会议能顺利衔接。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。


  2、加强沟通,一方面需要加强与上级的沟通请示工作。另一方面,需要加强横向的沟通衔接工作。各个部门要密切配合和相互协作,加强与上述部门沟通对接工作。


  3、合理安排分解工作任务,明确工作职责,使各部门能够按照时间表完成工作。


  (二)会议场地的布置


  会议开始前,会务组织者提前对会场、住地进行观察了解,并做相应的会场布置。例如会场、会议用品的准备;迎送接待仪式的确认及排练;乘车安全和用餐标准。


  (三)会议流程的执行


  为了确保会议的顺利进行,也为了让参与会议的人员知悉整个会议流程,最好事先确定会议的流程图或者流程表。还要做好会议服务工作,包括会议报到、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像、车辆安排、食宿安排等工作。


  (四)会议结束的总结


  全面做好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程,工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。

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二、大型会议会务分工明细



  (一)科长


  负责接待与会务管理科全面工作:


  1、协助落实校领导出席各类活动的安排,二级单位邀请校领导出席活动的协调安排


  2、按工作指引配合校内各单位做好专项接待与会务工作;


  3、 完成领导交办的其他工作。


  (二)科员


  1、协助负责两办牵头组织的校外单位来访接待工作;


  2、协助负责由两办牵头组织的全校性会议和大型活动;配合会议承办单位做好会务工作;


  3、协助管理学校纪念品的设计、制作和领取登记等工作,交流纪念品的登记移交工作;


  4、完成领导交办的其他工作。


  (三)工作人员


  1、协助负责学校办公室管理的会议场所使用登记工作和各类会议的会场服务工作;


  2、完成领导交办的其他工作;


  3、协助负责学校办公室管理的会议场所和设备维护工作。

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  以上是小编针对做好大型会议会务工作需要哪些要素,以及具体人员如何分工的相关新闻报道。


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